日本語
English
简体中文
繁體中文
한국어
ไทย
Tiếng Việt
Indonesia
Français
Español
Português![[Chính thức] Hanko Shop 21 là cửa hàng chuyên về HANKO, tem và HANKO điện tử, nhận đặt hàng qua đường bưu điện trong ngày.](https://hanko21.co.jp/wp-content/uploads/21_logo.png){kind=logo}
Một số người có thể nói: “Tôi không biết liệu có nên đóng HANKO vào bản ước tính hay không”. Không nhất thiết phải đóng HANKO hoặc tem vuông vào dự toán. Tuy nhiên, nếu có dán HANKO hoặc con dấu vuông vào tờ dự toán thì sẽ dễ dàng nhận biết đó là “văn bản chính thức”. Chúng tôi sẽ giải thích lý do tại sao tốt hơn là bạn nên đóng dấu ước tính của mình bằng HANKO hoặc con dấu hình vuông.
Trên dự toán không nhất thiết phải có HANKO, tem vuông.
Như đã đề cập ở trên, trên dự toán không cần phải có HANKO hoặc con dấu vuông. Ngay cả khi ước tính không được HANKO hoặc dấu vuông thì giá trị pháp lý của ước tính vẫn không thay đổi. Tuy nhiên, nếu HANKO không được đóng dấu thì nó có thể không được công nhận là văn bản chính thức.
Báo giá là một tài liệu được đưa ra cho đối tác kinh doanh trước khi ký hợp đồng, vì vậy tốt hơn hết bạn nên HANKO và xuất trình cho đối tác kinh doanh như một ''tài liệu chính thức do công ty phát hành''. Điều này tạo ra một cảm giác tin cậy. Vì vậy, không nhất thiết phải có HANKO, tem vuông trên báo giá mà tốt nhất bạn nên dán HANKO hoặc tem vuông lên báo giá để đối tác kinh doanh yên tâm.
Một trích dẫn là gì?
Báo giá là một tài liệu mà bên đặt hàng xuất trình cho bên đặt hàng trước khi ký kết hợp đồng, nêu rõ các chi tiết của giao dịch, chẳng hạn như số tiền, số lượng, ngày giao hàng, điều khoản thanh toán, v.v. Người mua xác nhận các chi tiết giao dịch được liệt kê trong báo giá và sau đó quyết định có nên đặt hàng hay không. Các ước tính có thể phải được phê duyệt nên chúng là những tài liệu quan trọng ảnh hưởng đến mối quan hệ tin cậy với các đối tác kinh doanh.
Về vai trò của câu trích dẫn
Vì báo giá không phải là văn bản để chính thức giao kết hợp đồng nên không cần phải HANKO hoặc dấu vuông. Tuy nhiên, báo giá còn có vai trò thiết lập mối quan hệ tin cậy giữa bên nhận và bên đặt hàng trước khi giao kết hợp đồng. Hãy hiểu vai trò của ước tính và xem tại sao nên đóng dấu nó.
Vai trò 1. Kiểm tra xem bên đặt hàng và bên nhận có trên cùng một trang không
Báo giá cũng được sử dụng để xác nhận chi tiết của giao dịch được mô tả trong báo giá của cả bên đặt hàng và bên nhận và để đảm bảo rằng cả hai bên đều hiểu chi tiết giao dịch. Nếu chỉ giải thích bằng lời thì sẽ có nguy cơ hiểu lầm và việc trao đổi “Tôi đã nói” và “Tôi không nói” có thể gây ra rắc rối.
Điều quan trọng là phải nêu rõ chi tiết giao dịch trong dự toán và lưu giữ nó như một tài liệu. Hãy cẩn thận để không bỏ sót bất cứ điều gì và kiểm tra mỗi lần để đảm bảo có đầy đủ thông tin cần thiết. Hơn nữa, bằng cách đóng HANKO vào bản báo giá, bạn có thể chứng minh ý định và sự tin tưởng rằng bản báo giá đã được ban hành như một "tài liệu chính thức".
[Các vấn đề cần đưa vào dự toán]
- Lượng tiền
- Số lượng
- thời hạn
- Quá trình
- Chi tiết sản phẩm và dịch vụ
- Điều khoản thanh toán
- Thông tin người đặt hàng/người nhận đơn hàng
- ngày phát hành
- ngày hết hạn, v.v.
Mặt khác, có trường hợp thông tin chi tiết về giao dịch, dịch vụ được nêu rõ ràng trên website. Nếu không có sự khác biệt trong hiểu biết giữa bên nhận và bên đặt hàng thì không cần thiết phải báo giá.
Vai trò 2. Hữu ích cho "ước tính so sánh" để so sánh nhiều ước tính
Khi bên đặt hàng gửi ước tính từ nhiều công ty và so sánh, xem xét việc mua sản phẩm hoặc dịch vụ thì được gọi là "báo giá cạnh tranh". Điều này hữu ích khi bên đặt hàng mua một dịch vụ hoặc sản phẩm có nhiều lợi ích hơn dựa trên báo giá do nhiều công ty cung cấp. Điều quan trọng nhất trong báo giá là chi tiết của giao dịch, tuy nhiên nếu có sự khác biệt nhỏ thì có thể dựa trên tính cách của người đó và độ tin cậy của báo giá khi so sánh với các công ty khác.
Giới thiệu về thời gian lưu giữ ước tính
Báo giá là tài liệu hỗ trợ. Bắt buộc phải giữ nó trong một thời gian nhất định. Thời hạn lưu trữ khác nhau đối với các công ty và doanh nghiệp tư nhân; đối với các công ty, thông thường là 7 năm kể từ năm tài chính mà báo giá được phát hành và đối với các doanh nghiệp tư nhân, thông thường là 5 năm kể từ thời hạn khai thuế cho năm tài chính mà báo giá được ban hành. nó đã được ban hành.
Tại sao bạn nên đóng dấu ước tính của mình
Vì dự toán là văn bản dùng để trình bày chi tiết giao dịch trước khi ký kết hợp đồng nên không nhất thiết phải đóng HANKO, đóng dấu vuông. Tuy nhiên, một số công ty không coi những văn bản không có con dấu là văn bản chính thức. Trừ khi có lý do đặc biệt, tốt nhất nên đóng dấu ước tính.
Lý do 1: Việc dán bản dự toán trở thành “văn bản chính thức”
Việc HANKO trên tài liệu đã trở thành một văn hóa ở các công ty Nhật Bản, và một số công ty thậm chí còn coi đó là lẽ thường và cách cư xử. Đặc biệt đối với những công ty có lịch sử lâu đời hoặc những công ty coi trọng phong tục truyền thống, việc có hay không có con dấu đều có thể ảnh hưởng đến hình ảnh của công ty.
Ngay cả khi một văn bản không cần có con dấu thì nó cũng không thể được coi là văn bản chính thức nếu không có con dấu. Khi lập báo giá, tốt nhất bạn nên đóng dấu vào báo giá, trừ những trường hợp đặc biệt để chứng tỏ đó là văn bản chính thức do công ty ban hành.
Lý do 2: Có tem trên dự toán mang lại cảm giác tin cậy và an toàn.
Trong một số trường hợp, bên đặt hàng nhận được báo giá và quyết định chi tiết giao dịch sau khi được phê duyệt. Các yêu cầu phê duyệt thường đòi hỏi sự phán xét và quyết định của cấp trên và người quản lý, đồng thời độ tin cậy của công ty nhận được đơn đặt hàng thường được coi là quan trọng.
Trong những trường hợp này, việc có HANKO hoặc tem vuông trên bản dự toán có thể được sử dụng để xác định xem công ty có phê duyệt và ban hành bản dự toán đúng hay không. Bạn nên đóng dấu báo HANKO để tạo cho bên đặt hàng cảm giác tin cậy và an toàn.
Tôi nên sử dụng HANKO nào cho ước tính của mình?
Có nhiều loại HANKO khác nhau dành cho các công ty (tập đoàn), nhưng nên dùng HANKO nào để báo giá? Chúng tôi cũng sẽ giới thiệu các loại HANKO của công ty.
1. Con dấu vuông (con dấu công ty)
Kakuin là HANKO có hình chữ nhật, được khắc tên công ty hoặc tên thương mại, đồng thời cũng được dùng làm con dấu công ty. Mục đích của việc đóng dấu vuông là để thể hiện đó là “văn bản chính thức” của một tập đoàn. Nói cách khác, tốt nhất bạn nên đóng dấu vào bản ước tính.
Tuy nhiên, trong trường hợp tài liệu nộp cho cơ quan chính phủ, v.v., có thể cần phải có con dấu của người đại diện (con dấu công ty đã đăng ký). Nếu bạn đang làm ăn với ai đó lần đầu tiên, hãy nhớ kiểm tra HANKO nào hợp lệ.
Về cơ bản, nếu bạn chỉ đóng dấu vuông vào dự toán thì không có vấn đề gì, nhưng ngoài dấu vuông ra thì nên dán dấu của người phụ trách. Bằng cách đóng dấu vuông, bạn có thể chứng minh rằng đó là văn bản chính thức được công ty phê duyệt và bằng cách đóng dấu người phụ trách, bạn có thể làm rõ ai là người chịu trách nhiệm về văn bản. Nếu đóng dấu cả tem vuông và tem người phụ trách, bạn sẽ tạo ấn tượng lịch sự hơn cho người đặt hàng.
Con dấu vuông không chỉ được đóng trên bản dự toán mà còn trên các hợp đồng, biên lai, hóa đơn,…
2. Con dấu đại diện (con dấu đăng ký doanh nghiệp, con dấu đăng ký công ty, con dấu chức vụ)
Con dấu đại diện còn được gọi là con dấu đăng ký của công ty, con dấu đăng ký của công ty hoặc con dấu chức vụ và là HANKO quan trọng nhất trong số HANKO của công ty. Vì có hình dạng tròn nên đôi khi nó còn được gọi là hải cẩu tròn.
Con dấu đại diện có vai trò chứng minh quyền và nghĩa vụ của người đại diện doanh nghiệp. Khi thành lập công ty, con dấu đại diện phải được đăng ký với Cục Pháp chế, HANKO công ty là con HANKO đã đăng ký. Con dấu đại diện về cơ bản không được sử dụng nhiều trong công việc hàng ngày.
3.Con dấu ngân hàng doanh nghiệp
Con dấu ngân hàng doanh nghiệp là HANKO được các công ty sử dụng khi thực hiện các giao dịch hiện tại với ngân hàng. Bằng cách gửi thông báo đến tổ chức tài chính và đăng ký, nó sẽ có hiệu lực như một con dấu ngân hàng doanh nghiệp. Các hóa đơn và séc do công ty phát hành không thể được thanh toán trừ khi chúng được đóng dấu ngân hàng công ty. Mặt khác, nếu bạn có con dấu ngân hàng doanh nghiệp, bạn có thể thực hiện mọi khoản thanh toán liên quan đến tiền của công ty, vì vậy bạn cần cẩn thận khi xử lý.
Thông thường, để phân biệt con dấu ngân hàng doanh nghiệp với con dấu đại diện, nên sử dụng HANKO có kích thước nhỏ hơn con dấu đại diện một kích thước.
4. Con dấu
Con dấu cá nhân là HANKO chủ yếu được sử dụng bởi các cá nhân và không phải là HANKO của tổ chức như con dấu đại diện hay con dấu ngân hàng doanh nghiệp. Khi nhận được bưu kiện, hãy đóng dấu để cho biết rằng bạn đã xác nhận. Nó là một HANKO rất linh hoạt có thể được sử dụng trong nhiều tình huống hàng ngày. Bạn có thể sử dụng một con dấu để dán con dấu của mình lên ước tính, nhưng nó mang lại ấn tượng nhẹ hơn một chút, vì vậy tốt hơn nên sử dụng một con dấu hình vuông trên ước tính.
Trên thực tế, tất cả HANKO của công ty, ngoại trừ con dấu của người đại diện, đều là con dấu đã đăng ký. Nói cách khác, không có vấn đề gì khi sử dụng con dấu ngân hàng khi nhận bưu kiện. Tuy nhiên, nếu con dấu ngân hàng được sử dụng trong những trường hợp HANKO được sử dụng hàng ngày thì có nguy cơ dấu ấn con dấu sẽ bị sử dụng sai mục đích. Để tránh rắc rối, tốt nhất bạn không nên sử dụng con dấu ngân hàng làm con dấu mà hãy chuẩn bị một HANKO riêng cho con dấu của mình.
Cũng không có vấn đề gì khi sử dụng con HANKO dạng tem, được biết đến rộng rãi với cái tên Shachihata, làm con dấu. Tuy nhiên, có một số tài liệu không thể sử dụng Shachihata nên nên có cả HANKO và Shachihata.
5. Tem người phụ trách
Con dấu người phụ trách là HANKO dùng để xác định ai là người phụ trách một công việc cụ thể. Khi tạo báo giá, bằng cách dán tem của người phụ trách cùng với tem vuông, bạn có thể cho khách hàng biết người đã tạo báo giá. Tuy nhiên, vì con dấu của người phụ trách là con dấu được chứng nhận nên có khả năng người phụ trách có thể xác nhận riêng rằng con dấu đó được người phụ trách đóng dấu.
6. Tem cao su
Tem cao su là HANKO được làm bằng cao su và có khắc tên công ty, tên người đại diện, TEL , địa chỉ,… trên đó. Thay vì được sử dụng như HANKO, nó được sử dụng để nâng cao hiệu quả công việc bằng cách loại bỏ những rắc rối khi viết tay. Tuy nhiên, đây vẫn là HANKO do công ty tạo ra nên bạn nên xử lý cẩn thận.
Ước tính số hóa có cần phải HANKO không?
Gần đây, số trường hợp bên đặt hàng yêu cầu chúng tôi chuyển báo giá thành dữ liệu như tệp PDF và gửi cho họ ngày càng gia tăng. Ngay cả khi báo giá được chuyển đổi thành dữ liệu và phát hành, vai trò của báo giá vẫn giữ nguyên. Vì vậy, tốt hơn hết bạn nên dán HANKO hoặc con dấu vuông vào ước tính dựa trên dữ liệu.
Để đóng dấu báo giá được tạo từ dữ liệu, có phương pháp tạo tài liệu trên máy tính, in, đóng dấu rồi quét và chuyển đổi lại thành dữ liệu. Tuy nhiên, phương pháp này rất tốn thời gian và hiệu quả không cao. Khi đưa ra báo giá dưới dạng dữ liệu, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng HANKO điện tử thay vì HANKO vật lý.
Con HANKO điện tử là con HANKO kỹ thuật số được chuyển đổi thành dữ liệu và có thể dùng để đóng dấu các tài liệu điện tử trên máy tính. Có hai cách để tạo con HANKO điện tử, một là quét con dấu được in trên giấy và lưu dưới dạng dữ liệu hình ảnh. Loại còn lại là nhận dạng điện tử có thể được tạo bằng dịch vụ trả phí. Cho dù bạn sử dụng HANKO điện tử nào thì hiệu lực pháp lý vẫn như nhau.
Ngay cả khi đó là ước tính kỹ thuật số, nó vẫn là tài liệu quan trọng để trình bày chi tiết giao dịch trước khi ký hợp đồng. Bạn nên chuẩn bị một HANKO điện tử để thay thế cho con HANKO vật lý.
Tập đoàn HANKO điện tử Kakuin loại
HANKO điện tử loại dấu nhận dạng cá nhân
HANKO điện tử tập đoàn loại dấu tròn
Loại HANKO điện tử tên cá nhânNhững điểm cần lưu ý khi sử dụng HANKO điện tử
Số lượng các trường hợp sử dụng HANKO điện tử ngày càng tăng nhưng không phải công ty nào cũng áp dụng HANKO điện tử. Sẽ không có vấn đề gì nếu bên đặt hàng yêu cầu ước tính số hóa, nhưng có thể có trường hợp bên đặt hàng muốn gửi ước tính số hóa.
Trong trường hợp này, vui lòng kiểm tra trước xem đối tác kinh doanh của bạn có hỗ trợ HANKO điện tử hay không trước khi gửi báo giá. Điều này là do nhiều công ty không cho phép sử dụng HANKO điện tử.
Ngoài ra, khi sử dụng HANKO điện tử phải đảm bảo an ninh. HANKO điện tử có thể được tạo dễ dàng bằng cách lưu dấu con dấu dưới dạng dữ liệu hình ảnh, nhưng có nguy cơ cao là dữ liệu dấu con dấu sẽ bị sử dụng sai mục đích. Khi sử dụng con HANKO điện tử cho các giao dịch bên ngoài công ty, hãy cân nhắc sử dụng con HANKO điện tử có thêm thông tin nhận dạng vào dấu ấn con dấu.
HANKO điện tử có thông tin nhận dạng có thể được sử dụng với dịch vụ HANKO điện tử trả phí. Vì số sê-ri và thông tin người dùng có thể được xác nhận từ dấu ấn con dấu nên có thể duy trì tính bảo mật bằng cách ngăn chặn việc sử dụng sai hoặc làm sai lệch dấu ấn con dấu.
bản tóm tắt
Báo giá là văn bản cho phép bên nhận trình bày chi tiết giao dịch với bên đặt hàng trước khi ký hợp đồng. Trên bản dự toán không nhất thiết phải có HANKO hoặc tem vuông nhưng khi đóng dấu, bản dự toán sẽ được coi là ``văn bản chính thức do công ty ban hành''.
Tuy nhiên, ngay cả khi bạn không đóng dấu báo giá thì giá trị pháp lý của báo giá cũng không thay đổi. Tuy nhiên, ở các công ty Nhật Bản, việc HANKO các tài liệu là một nghi thức tốt và tốt hơn nên làm như vậy trừ khi có những trường hợp đặc biệt. Dù ước tính là dữ liệu hay giấy tờ, tốt hơn hết bạn nên sử dụng HANKO hoặc con dấu vuông để xây dựng mối quan hệ tin cậy với đối tác kinh doanh.
In chứng từ
Báo giá in phiếu iPM-01 chuẩn
tem cao su
HANKO điện tử
Con dấu đăng ký doanh nghiệp Con dấu công ty/ HANKO doanh nghiệp
Con dấu ngân hàng doanh nghiệp Con dấu công ty/ HANKO doanh nghiệp
Con dấu vuông doanh nghiệp HANKO dành cho công ty/doanh nghiệp
Bộ 4 con dấu công ty/công HANKO thành lập
Bộ 3 con HANKO công ty/doanh nghiệp thành lập
Tem tên Tem thâm nhập/Shachihata
