日本語
English
简体中文
繁體中文
한국어
ไทย
Tiếng Việt
Indonesia
Français
Español
Português![[Chính thức] Hanko Shop 21 là cửa hàng chuyên về HANKO, tem và HANKO điện tử, nhận đặt hàng qua đường bưu điện trong ngày.](https://hanko21.co.jp/wp-content/uploads/21_logo.png){kind=logo}
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích sơ lược về con dấu đại diện và cách tạo ra nó. Hiện nay, HANKO như HANKO điện tử đang được số hóa và chuyển đổi thành dữ liệu nhưng về mặt pháp lý, con dấu đại diện được số hóa không thể phát huy được vai trò ban đầu là con dấu đại diện. Thậm chí ngày nay, con dấu đại diện là HANKO duy nhất trong một công ty không thể bị sao chép. Bài viết cũng giới thiệu cách quản lý con dấu đại diện và cách xử lý nếu bị mất, mời các bạn tham khảo.
Con dấu đại diện là gì?
Con dấu đại diện là HANKO dùng để thể hiện công khai quyết định của người đại diện cho công ty. Nó được tạo ra khi công ty được thành lập và cũng là HANKO được đăng ký khi đăng ký tại Cục Pháp chế nên tất cả các công ty đều sở hữu nó. Có thể nói đây là HANKO có thẩm quyền nhất trong một công ty vì nó được sử dụng ở các giai đoạn quan trọng trong quản lý công ty, chẳng hạn như khi thành lập công ty, ký kết hợp đồng và nộp báo cáo cho văn phòng chính phủ.
Cảnh sử dụng con dấu đại diện
Chúng tôi sẽ giới thiệu những cảnh sử dụng con dấu đại diện.
- Dán dấu khi thành lập hoặc thay đổi quy định nội bộ như khi thành lập công ty, thay đổi cán bộ, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký.
- Đóng dấu khi xin cấp, gia hạn giấy phép tại cơ quan nhà nước
- Con dấu trên hợp đồng do công ty ký kết
- Đóng dấu khi giao công việc cho chuyên gia, v.v.
- Dán tem khi phát hành cổ phiếu và mua bán bất động sản
Xin lưu ý thêm, tuy gọi là con dấu đại diện nhưng dù người đại diện của công ty có thay đổi thì cũng không cần thiết phải thay đổi HANKO. Nguyên nhân là do tên của người đại diện không được khắc trên con dấu đại diện. Đó đơn giản chỉ là cách thể hiện quyền ra quyết định của “người đại diện công ty” với thế giới bên ngoài. Ngoài ra, chỉ vì là con HANKO công ty nên không cần thiết phải đóng dấu của người đại diện lên những tài liệu không quan trọng của công ty. Khi phát hành hóa đơn hoặc biên lai, con dấu công ty (con dấu vuông) thường được sử dụng vì nó đóng vai trò là con dấu.
Sự khác biệt so với con dấu công ty (con dấu vuông)
Như đã đề cập ở trên, con dấu công ty (con dấu vuông) được sử dụng để dán tem trong công việc hàng ngày. Vai trò của nó tương tự như con dấu cá nhân và được sử dụng để phát hành hóa đơn, biên lai, dự toán, v.v. Một số công ty tạo ra nhiều con dấu công ty (con dấu vuông) và cho phép nhân viên, đặc biệt là những người ở bộ phận kế toán sử dụng.
- Con dấu đại diện: là con dấu đã đăng ký và phải được đăng ký với Cục Pháp chế. HANKO được khắc tên và chức vụ của công ty, dùng để đóng dấu các hợp đồng, văn bản nộp cho cơ quan nhà nước.
- Con dấu công ty: đóng vai trò là con dấu và không cần phải đăng ký với Cục Pháp chế. HANKO chỉ khắc tên công ty và dùng để đóng dấu hóa đơn, biên lai.
Sử dụng có con dấu của công ty
Con dấu công ty (con dấu vuông) có chức năng là con dấu nhưng nếu hợp đồng không yêu cầu giấy chứng HANKO thì con dấu công ty cũng có thể được dán và có giá trị pháp lý. Ngoài ra, tất nhiên có thể sử dụng con dấu đại diện (con dấu hình tròn) là con dấu đã đăng ký của công ty để đóng dấu biên nhận và các giấy tờ khác được cấp trong hoạt động hàng ngày. Tuy nhiên, tốt nhất nên phân biệt rõ ràng mục đích sử dụng con dấu đại diện và con dấu công ty. Điều này là do, trong môi trường mà nhân viên có thể tự do sử dụng con dấu đại diện như con dấu cá nhân thì có nguy cơ con dấu đó bị giả mạo hoặc bị lấy đi. Nếu dự toán được đóng dấu thật hoặc HANKO trên hợp đồng là con dấu chứng thực, đối phương có thể nghi ngờ và điều này có thể dẫn đến mất lòng tin đối với công ty. Hãy sử dụng nó đúng cách với con dấu của công ty.
Sử dụng với tem ngân hàng
Còn một HANKO nữa cần được sử dụng đúng cách. Đó là con dấu ngân hàng. Con dấu ngân hàng được sử dụng khi đăng ký với tổ chức tài chính hoặc rút tiền tại ngân hàng. Khi tạo bộ HANKO khi thành lập công ty, có nhiều trường hợp bộ con dấu gồm một con dấu vuông và hai con dấu tròn. Một trong hai con dấu tròn là con dấu đại diện, còn con dấu còn lại là con HANKO cá nhân nhỏ hơn, thường được dùng làm con dấu ngân hàng, tầm quan trọng của ba HANKO như sau: con dấu đại diện>con dấu ngân hàng>con dấu công ty (con dấu vuông) ), vì vậy hãy đảm bảo sử dụng con dấu ngân hàng cũng như con dấu công ty.
Cách đóng dấu con dấu đại diện
Con dấu đại diện thường được dán ở cuối tài liệu, ở phía bên phải của tài liệu, nơi ghi tên công ty, chức danh và tên. Một số người đóng dấu sao cho trùng với tên công ty hoặc tên công ty của mình, tuy nhiên tùy theo hợp đồng mà có thể cần phải kiểm tra con dấu bằng giấy chứng HANKO. Bạn nên đóng dấu con dấu sao cho các chữ cái không trùng nhau để bạn có thể so sánh giấy chứng nhận và dấu con dấu của mình. Ngoài ra, nếu chữ "Con dấu" được viết ở bên phải tên, chức danh hoặc tên công ty, hãy đặt con dấu sao cho "Con dấu" ở chính giữa.
Tiêu chuẩn con dấu đại diện
Khi tạo con dấu đại diện phải tuân thủ hai quy định do Cục Pháp chế quy định.
Quy định kích thước
Quy định đầu tiên là kích thước. Theo Điều 9, Khoản 3 Quy chế đăng ký thương mại: “Kích thước HANKO không được vừa với hình vuông có cạnh 1 cm hoặc lớn hơn hình vuông có cạnh 3 cm”. Nói cách khác, con dấu đại diện phải được tạo ra sao cho vừa với hình vuông có kích thước từ 10 mm trở lên và 30 mm trở xuống. 18,0mm là phổ biến cho con dấu đã đăng ký của công ty và 21,0mm có thể được chọn nếu tên công ty có số lượng ký tự lớn.
Quy định xác minh
Quy định thứ hai là nó có thể được xác minh. Theo Điều 9, Khoản 4 Quy chế đăng ký thương mại thì “HANKO phải phù hợp để xác minh”. Mặc dù đây là một cách diễn đạt trừu tượng, nhưng cách giải thích chung là nó là một con dấu có thể được HANKO một cách đáng tin cậy ngay cả khi lượng áp suất áp dụng thay đổi hoặc thậm chí sau nhiều năm trôi qua. Vì vậy, những loại tem làm bằng vật liệu dễ biến dạng như tem cá voi sát thủ, tem cao su dễ làm thì không thể đăng ký làm tem đại diện. Điều này là do có khả năng cao nó sẽ bị biến dạng do lượng lực tác dụng lên nó hoặc nó sẽ bị sứt mẻ hoặc hư hỏng do sử dụng lâu dài. Những vật liệu có độ cứng cao như ngà voi, trâu, titan, gỗ là những vật liệu thích hợp để HANKO. Tuy nhiên, chưa có quy định chặt chẽ nào về hình thức HANKO cũng như nội dung của con dấu. Có thể khắc chữ viết tắt, v.v., nhưng hãy nhớ viết nội dung nào đó để nhận dạng công ty hoặc người đại diện.
Những điểm cần lưu ý khi tạo con dấu đại diện
Chúng tôi sẽ giải thích từng điểm khi tạo con dấu đại diện.
Hình dạng HANKO
Đầu tiên là về hình dạng của HANKO. Hình dạng đề cập đến hình dạng của tay cầm của HANKO. Có hai loại HANKO, loại tròn và loại thanh tròn. Loại Tenmaru có hình dạng thu hẹp về phía trung tâm, giúp dễ cầm và mang lại cảm giác chắc chắn, đồng thời là hình dạng được nhiều hải cẩu tiêu biểu lựa chọn. Mặt khác, loại dấu tròn có hình dáng đơn giản giống như con dấu đăng ký cá nhân và con dấu ngân hàng, nếu con dấu đại diện là hình mười vòng thì nhiều công ty lựa chọn sử dụng loại dấu tròn làm con dấu ngân hàng để phân biệt.
Vật liệu HANKO
Điều thứ hai là về chất liệu của HANKO. Theo quy định của Cục Pháp chế, cần sử dụng những vật liệu có độ bền cao, không bị biến dạng do chịu lực tác dụng. Các loại vật liệu chính bao gồm ngà voi, trâu, titan và gỗ. Ngà voi từ lâu đã là chất liệu làm tem phổ biến do độ bền và dễ dập. Trâu đen và trâu Hà Lan được làm từ lõi sừng trâu, có độ bền cao và có kết cấu độc đáo. Titan là kim loại bền và nhẹ. Gỗ có các sợi dày đặc, cứng và dính nên vừa dễ đóng dấu vừa bền.
Kích thước HANKO
Điều thứ ba là về kích thước của HANKO. Theo quy định của Cục Pháp chế, nó phải vừa với hình vuông có kích thước từ 10 mm trở lên và 30 mm trở xuống, nhưng có hai kích thước tiêu chuẩn. Nó là 18mm hoặc 21mm. Không có cái nào phổ biến hơn cái kia, nhưng 21mm là kích thước lớn hơn, vì vậy nó được khuyên dùng cho các công ty có tên công ty dài.
Nội dung của con dấu
Vấn đề thứ tư là về nội dung ký tự của dấu ấn con dấu đại diện. Con dấu đại diện được chia thành hai phần: khung bên ngoài (palindrome) và khung bên trong (chữ cái trung bình), thông thường palindrome chứa tên công ty và chữ trung bình để chỉ chức danh của công ty.
Phông chữ con dấu đại diện
Điểm thứ năm là về phông chữ của con dấu đại diện. Không có quy định đặc biệt nào về font chữ nên bạn có thể thoải mái lựa chọn theo ý muốn. Tuy nhiên, có ba kiểu chữ thường được sử dụng: ``Tensho'', ``Inso'' và ``Koin''. Phông chữ Inso là phông chữ khó đọc nhất, phông chữ con dấu là phông chữ trung gian và phông chữ koin là dễ đọc nhất. Kiểu chữ được khuyên dùng là kiểu chữ con dấu. Điều này là do những nhược điểm của người khác, chẳng hạn như kointai dễ đọc và bị làm giả, insotai khó đọc và khó sử dụng vì bạn không thể phân biệt được trên và dưới, có thể được khắc phục chỉ bằng một lượng gia vị phù hợp. Tôi cảm thấy sẽ là một ý tưởng hay nếu sử dụng một kiểu chữ khó đọc nhưng vẫn dễ hiểu.
Quản lý con dấu đại diện
Về cách quản lý con dấu đại diện, mẹo để quản lý chúng hiệu quả là “giảm thiểu việc sử dụng con dấu đại diện càng nhiều càng tốt”. Nếu bạn tạo con dấu ngân hàng riêng biệt và bao gồm con dấu công ty (con dấu vuông), bạn có thể giảm tần suất sử dụng con dấu đại diện và giảm khả năng bị người khác nhìn thấy. Ngoài ra, thứ quan trọng đi kèm với con dấu đại diện chính là thẻ HANKO. Thẻ HANKO là thẻ dùng để cấp giấy chứng nhận HANKO nên cần được quản lý riêng biệt với con dấu đại diện.
Phải làm gì trong trường hợp mất mát
Chúng tôi sẽ giới thiệu những việc cần làm nếu bạn bị mất con dấu đại diện hoặc thẻ HANKO.
- Mất con dấu đại diện...Cục Tư pháp sẽ xử lý việc thay đổi con dấu. Đầu tiên, con dấu đại diện sẽ bị bãi bỏ, sau đó con HANKO mới sẽ được đăng ký làm con dấu đại diện.
- Bị mất thẻ HANKO...Cục Tư pháp sẽ hủy thẻ HANKO HANKO và xin cấp mới.
- Mất cả hai...Cục Tư pháp sẽ bãi bỏ HANKO và thẻ HANKO, tạo con HANKO mới, sau đó đăng ký HANKO và xin cấp lại thẻ HANKO.
Không có gì sai khi không làm mất nó, nhưng điều quan trọng là bạn phải nhận thức được điều đó để bạn có thể bình tĩnh ứng phó trong trường hợp khẩn cấp khó xảy ra.
bản tóm tắt
Tôi sẽ tóm tắt con dấu đại diện.
- Con dấu đại diện là thứ chứng nhận việc ra quyết định với tư cách là người đại diện của công ty.
- Là một phương pháp quản lý, hãy lưu trữ riêng con dấu đại diện, con dấu ngân hàng, con dấu công ty (con dấu vuông) và thẻ HANKO, đồng thời giảm tần suất sử dụng con dấu đại diện.
- Trong trường hợp mất mát, hãy thông báo kịp thời cho Văn phòng Pháp chế và có hành động thích hợp.
Con dấu đại diện là HANKO quan trọng nhất trong một công ty. Đồng thời lưu ý đến việc quản lý chặt chẽ, hãy đảm bảo phản ứng mà không hoảng sợ khi có sự cố xảy ra. Chúng tôi hy vọng bài viết này sẽ hữu ích trong việc tạo lập và quản lý con dấu đại diện.
Bài viết liên quan
