NDA (thỏa thuận không tiết lộ) là gì? Giải thích về HANKO có thể được sử dụng để kết luận NDA

Trong thế giới kinh doanh ngày nay, điều cần thiết là các công ty phải hợp tác cùng nhau để cùng phát triển. Trong quá trình này, chúng tôi thường chia sẻ những thông tin có độ nhạy cảm cao. Tuy nhiên, nếu vì lý do nào đó mà thông tin bị rò rỉ ra bên ngoài hoặc chuyển cho đối thủ cạnh tranh thì cơ hội kinh doanh có thể bị mất hoặc các vấn đề lớn có thể phát sinh.

NDA (thỏa thuận không tiết lộ) là chìa khóa để ngăn chặn những rắc rối như vậy xảy ra. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích khái niệm cơ bản, sự cần thiết, loại, thời điểm buộc, cách viết và các quy tắc ký và niêm phong NDA.

NDA (thỏa thuận không tiết lộ) là gì?

NDA (thỏa thuận không tiết lộ) là một hợp đồng đồng ý về việc xử lý thông tin nhằm ngăn chặn rò rỉ thông tin và sử dụng trái phép. Các doanh nghiệp, dự án và đơn xin cấp bằng sáng chế thường liên quan đến việc chia sẻ thông tin có tính bảo mật cao. Ví dụ: thông tin về phát triển sản phẩm mới, nghiên cứu và phát triển, thông tin kỹ thuật trước khi nộp đơn xin cấp bằng sáng chế, v.v.

Nếu bạn không ký NDA, nguy cơ thông tin bí mật đó bị rò rỉ sẽ tăng lên. Việc sử dụng trái phép hoặc chuyển thông tin cho đối thủ cạnh tranh có thể dẫn đến các vấn đề nghiêm trọng, bao gồm mất khả năng cạnh tranh và uy tín của doanh nghiệp. Vì vậy, thông tin có tính bảo mật cao đòi hỏi phải có sự quản lý và xử lý phù hợp. NDA đóng vai trò quan trọng trong việc ngăn chặn rò rỉ và lạm dụng khi chia sẻ thông tin này.

Tại sao bạn cần NDA

Chúng tôi sẽ giải thích chi tiết tại sao NDA lại cần thiết.

Để ngăn chặn rò rỉ thông tin và sử dụng trái phép

Khi các công ty và cá nhân theo đuổi hoạt động kinh doanh hoặc dự án, những thông tin bí mật quan trọng như thông tin cá nhân và thông tin kỹ thuật có thể được chia sẻ. Thông tin này có thể cực kỳ có giá trị đối với đối thủ cạnh tranh và những người khác.

Ví dụ: nếu thông tin về đặc điểm và thông số kỹ thuật của sản phẩm đang được phát triển bị rò rỉ cho bên ngoài, các đối thủ cạnh tranh có thể sử dụng thông tin đó để phát triển và triển khai các sản phẩm tốt hơn nhanh hơn khả năng hoàn thành sản phẩm của chính họ.

Bằng cách này, nếu thông tin bí mật bị rò rỉ ra thế giới bên ngoài và bị lạm dụng, nó có thể trở thành một vấn đề nghiêm trọng. Bằng cách ký kết NDA, các quy tắc rõ ràng về việc xử lý thông tin sẽ được thiết lập và ràng buộc về mặt pháp lý, giúp ngăn chặn rò rỉ thông tin và sử dụng trái phép.

Đối với đơn xin cấp bằng sáng chế

Khi nộp đơn đăng ký bằng sáng chế, chúng tôi có thể chia sẻ thông tin có chứa công nghệ hoặc ý tưởng độc quyền với người khác. Nếu thông tin đó được công khai hoặc được các đối thủ cạnh tranh biết trước khi nộp đơn đăng ký bằng sáng chế thì tính mới có thể bị mất và có thể không được cấp bằng sáng chế.

Bằng cách ký NDA, các quy tắc rõ ràng về việc xử lý thông tin sẽ được thiết lập và giảm nguy cơ rò rỉ thông tin, cho phép quá trình đăng ký bằng sáng chế diễn ra suôn sẻ.

Để ngăn chặn sự cạnh tranh không lành mạnh

Khi một công ty hoặc cá nhân theo đuổi một hoạt động kinh doanh hoặc dự án, sự cạnh tranh với những người khác có thể xảy ra. Cạnh tranh không lành mạnh có thể xảy ra khi thông tin bí mật bị lạm dụng hoặc chuyển cho đối thủ cạnh tranh.

Ví dụ: Công ty A đang phát triển một dịch vụ mới sử dụng công nghệ mới. Để phát triển, chúng tôi quyết định nhờ nhà phát triển bên ngoài B hợp tác. Trong trường hợp này, thông tin bí mật của công ty A sẽ được nhà phát triển B biết đến. Nếu Nhà phát triển B tiết lộ thông tin đó cho đối thủ cạnh tranh hoặc tự mình bắt đầu một dịch vụ cạnh tranh, Công ty A sẽ tham gia vào hành vi cạnh tranh không lành mạnh.

Bằng việc ký NDA giữa Công ty A và Nhà phát triển B, các quy tắc liên quan đến việc xử lý thông tin sẽ trở nên rõ ràng, cho phép Công ty A yên tâm tiến hành phát triển. Bằng cách này, NDA đóng vai trò quan trọng trong việc ngăn chặn cạnh tranh không lành mạnh và tạo ra môi trường nơi các công ty và cá nhân có thể yên tâm chia sẻ thông tin bí mật.

Các loại NDA

Có hai loại NDA: thỏa thuận không tiết lộ đơn phương và thỏa thuận không tiết lộ lẫn nhau. Thỏa thuận không tiết lộ đơn phương chỉ bắt buộc bên cung cấp thông tin phải duy trì tính bảo mật, trong khi thỏa thuận không tiết lộ lẫn nhau bắt buộc cả hai bên phải duy trì tính bảo mật.

Thỏa thuận không tiết lộ đơn phương được sử dụng khi các công ty cung cấp thông tin về công nghệ hoặc sản phẩm độc quyền.Hợp đồng này có thể cấm người nhận thông tin tiết lộ nó.

Mặt khác, các thỏa thuận không tiết lộ lẫn nhau được sử dụng khi hai công ty cung cấp thông tin cho nhau. Trong trường hợp này, cả hai bên phải duy trì tính bảo mật nên hợp đồng sẽ có các điều khoản chi tiết về việc tiết lộ, sử dụng và lưu trữ thông tin.

Thời điểm kết thúc NDA

Thời điểm kết thúc NDA là trước khi bắt đầu cung cấp hoặc chia sẻ thông tin bí mật. Điều này làm rõ cách xử lý thông tin và giảm thiểu nguy cơ rò rỉ thông tin.

Cách viết NDA

Khi viết NDA, điều quan trọng là phải nêu rõ mục đích của hợp đồng, định nghĩa về thông tin bí mật, các biện pháp cần thực hiện trong trường hợp vi phạm nghĩa vụ, thời hạn hợp đồng và điều gì sẽ xảy ra sau khi hợp đồng kết thúc. Bằng cách làm rõ những chi tiết này, quyền và trách nhiệm của cả hai bên sẽ trở nên rõ ràng và có thể ngăn ngừa được những rắc rối.

Bộ Kinh tế, Thương mại và Công nghiệp đã công bố mẫu hợp đồng khi ký kết NDA. Nếu bạn định ký NDA, hãy nhớ kiểm tra điều này.

Tham khảo: Cẩm nang bảo vệ thông tin bí mật của Bộ Kinh tế, Thương mại và Công nghiệp P183
https://www.meti.go.jp/policy/economy/chizai/chiteki/pdf/handbook/full.pdf

Quy tắc ký/ký NDA

Về quy định ký NDA, thông thường phải có chữ ký của người đại diện và con dấu của công ty. Tuy nhiên, nên xác nhận trước về loại HANKO và cách thức ký, đóng dấu với bên kia.

HANKO có thể được sử dụng cho NDA

Loại HANKO phụ thuộc vào tầm quan trọng của hợp đồng. Nếu vấn đề không quan trọng thì chữ ký hoặc con dấu của người phụ trách có thể là đủ, nhưng khi trao đổi thông tin quan trọng giữa các công ty thì thường sử dụng con dấu đại diện và có thể cần phải có giấy chứng nhận HANKO.

Ngoài ra, nếu người có thẩm quyền phê duyệt đóng dấu thì sử dụng con dấu chính thức. Các công ty thường có những quy định về con dấu và điều quan trọng là phải tuân thủ những quy định này.

Về mặt pháp lý, bất kỳ HANKO nào cũng có thể được sử dụng để đóng dấu hợp đồng, nhưng trên thực tế, sử dụng con dấu đã đăng ký có thể được ưu tiên hơn. Ngoài ra, tùy theo loại hợp đồng và chi tiết giao dịch, việc lựa chọn HANKO theo thông lệ sẽ giúp giao dịch diễn ra suôn sẻ.

Cách ký và đóng dấu NDA

Để ký và đóng dấu vào NDA, trước tiên hãy viết chữ ký và ngày tháng của bạn vào trang cuối cùng của hợp đồng, sau đó viết tên công ty và tên cá nhân của bạn. Hợp đồng NDA thường nêu rõ các nghĩa vụ bảo mật, các biện pháp cần thực hiện trong trường hợp vi phạm, thời hạn hợp đồng và những việc cần làm sau khi chấm dứt, v.v., vì vậy, Sho hãy đảm bảo hiểu đầy đủ toàn bộ hợp đồng trước khi ký và niêm phong.

Điểm kiểm tra khi ký NDA

Khi kết thúc NDA, điều quan trọng là phải kiểm tra các mục sau.

Làm rõ mục đích của bạn

Mục đích của việc ký kết NDA là để giữ bí mật thông tin. NDA phải nêu rõ phạm vi thông tin được chia sẻ và mục đích sử dụng thông tin đó. Điều quan trọng là cả hai bên đều có sự hiểu biết chung về mục đích chia sẻ thông tin. Chúng tôi sẽ xây dựng các quy định xử lý thông tin dựa trên mục đích mà hai bên đã thống nhất.

Làm rõ định nghĩa về thông tin bí mật

Khi ký NDA, hãy nhớ làm rõ phạm vi thông tin sẽ được coi là thông tin bí mật. Nếu phạm vi thông tin bí mật không rõ ràng thì sẽ khó buộc bên kia phải chịu trách nhiệm trong trường hợp vi phạm. Việc có một định nghĩa rõ ràng sẽ giúp bạn dễ dàng khởi kiện hơn trong trường hợp thông tin bí mật bị rò rỉ hoặc sử dụng sai mục đích. Ngoài ra, bằng cách làm rõ định nghĩa, sẽ dễ hiểu hơn thông tin nào được bảo vệ và có thể quản lý thông tin phù hợp.

Nêu rõ biện pháp xử lý khi vi phạm nghĩa vụ

NDA phải nêu rõ các hành động cụ thể đối với việc vi phạm nghĩa vụ. Bằng cách làm rõ những biện pháp nào sẽ được thực hiện trong trường hợp vi phạm nghĩa vụ, chẳng hạn như hình phạt và bồi thường thiệt hại, bạn có thể giảm nguy cơ vi phạm hợp đồng.

Đặt thời hạn hợp đồng phù hợp

Thời hạn hợp đồng xác định khoảng thời gian mà thông tin sẽ được xử lý. Nếu khoảng thời gian quá dài, việc xử lý thông tin sẽ trở nên phức tạp và nếu khoảng thời gian quá ngắn, tính bảo mật của thông tin có thể không được duy trì đầy đủ, vì vậy hãy nhớ đặt khoảng thời gian thích hợp.

Ngoài ra, trong kinh doanh, có những trường hợp sẽ gặp vấn đề nếu thông tin được công khai ngay sau khi thời hạn hợp đồng đã kết thúc. Do đó, nên đưa vào hợp đồng một điều kiện là NDA vẫn có hiệu lực trong vài năm sau khi hợp đồng kết thúc.

Làm rõ những việc cần làm sau khi thời hạn hợp đồng kết thúc

Điều quan trọng là phải bao gồm các thủ tục cụ thể trong NDA về thời điểm tiếp tục thực hiện nghĩa vụ bảo mật sau khi thời hạn hợp đồng kết thúc cũng như về việc trả lại và hủy thông tin. Nếu nghĩa vụ bảo mật vẫn tiếp tục ngay cả sau khi hợp đồng kết thúc thì điều này phải được làm rõ. Bằng cách thiết lập các quy trình cụ thể để trả lại và hủy thông tin, bạn có thể giảm thiểu nguy cơ rò rỉ thông tin.

Bằng cách kiểm tra các điểm trên, bạn có thể giảm thiểu rủi ro khi ký kết NDA. Trước khi ký NDA, hãy nhớ kiểm tra các điểm trên và lập hợp đồng.

bản tóm tắt

NDA (thỏa thuận không tiết lộ) đóng vai trò quan trọng khi các công ty chia sẻ thông tin nhạy cảm với nhau. Chúng được kết luận nhằm mục đích ngăn chặn sự rò rỉ và sử dụng trái phép thông tin bí mật, đơn xin cấp bằng sáng chế và cạnh tranh không lành mạnh. Mặt khác, nếu không có NDA, sẽ khó có hành động pháp lý nếu thông tin bị rò rỉ.

Khi ký kết NDA, điều quan trọng là phải nêu rõ mục đích chia sẻ thông tin bí mật và các biện pháp cần thực hiện trong trường hợp vi phạm nghĩa vụ. Điều này giúp cả hai bên dễ dàng hợp tác hơn để hướng tới cùng một mục tiêu.

Không có quy định pháp lý nào liên quan đến HANKO được sử dụng để niêm phong NDA. Vì vậy, tốt nhất bạn nên dán con HANKO của mình theo quy định của công ty. Nếu bạn cần tạo HANKO mới, bạn có thể thực hiện tại Hanko Shop 21. Tại Hanko Shop 21, bạn có thể tạo HANKO cá nhân, HANKO công ty, con dấu cao su và HANKO khác để sử dụng khi giao kết hợp đồng trực tuyến.