Mẫu đăng ký HANKO để thành lập công ty cần những gì?

Mẫu đăng ký HANKO là gì?

Đầu tiên tôi sẽ giải thích nội dung của mẫu đăng ký HANKO.

Đăng ký HANKO với Cục Pháp chế

Mẫu thông báo HANKO là tài liệu được sử dụng để đăng ký HANKO của công ty, được gọi là "con dấu đại diện", có tầm quan trọng cao nhất trong một công ty, với cơ quan pháp lý có thẩm quyền đối với khu vực nơi công ty đặt trụ sở. Tương tự như hình ảnh một cá nhân đăng ký con dấu với chính quyền địa phương, còn đối với con dấu đã đăng ký của tập đoàn thì quy định phải đăng ký với Cục Pháp chế. Ngoài ra, bằng cách đăng ký HANKO của công ty với Cục Pháp chế, HANKO đã đăng ký có thể được cấp giấy chứng nhận HANKO . Về “con dấu đại diện” cần đăng ký, ngay cả khi tập đoàn có nhiều người đại diện thì việc chỉ đăng ký một con dấu đại diện cũng không có vấn đề gì. Tuy nhiên, nếu bạn muốn đăng ký HANKO cho nhiều người đại diện thì phải nộp một HANKO riêng cho từng người đại diện.

Các loại HANKO doanh nghiệp

Mẫu thông báo HANKO và giấy chứng nhận HANKO

Các trường hợp phải nộp tờ khai đăng ký HANKO

Khi thành lập công ty

Trường hợp đầu tiên là khi thành lập công ty. Điều này là do, theo Luật Đăng ký Thương mại, khi hoàn tất thủ tục đăng ký công ty, bạn phải nộp HANKO sẽ được sử dụng làm con dấu công ty. Giấy chứng HANKO sẽ được cấp khi đăng ký, vì vậy HANKO được nộp phải là con dấu đại diện, là con dấu đã đăng ký của tập đoàn. Nói một cách chính xác thì có thể đăng ký HANKO khác của doanh nghiệp nhưng có nguy cơ giả mạo hoặc sử dụng trái phép nên về cơ bản con dấu của người đại diện tập đoàn được đóng vào tờ đăng ký HANKO và nộp. Ngoài ra, từ ngày 15/02/2021, khi đăng ký công ty trực tuyến, việc nộp bản đăng ký HANKO trở thành tùy chọn, nghĩa là nghĩa vụ đăng ký đã được bãi bỏ. Tuy nhiên, đối với các thủ tục thực hiện tại quầy hoặc qua đường bưu điện thì vẫn bắt buộc phải nộp bản đăng ký HANKO. Ngay cả khi việc thông báo tại thời điểm nộp đơn trực tuyến trở thành tùy chọn, thì có nhiều trường hợp cần phải có giấy chứng nhận HANKO nên chắc chắn sau này sẽ cần phải có giấy chứng nhận đăng ký con dấu. Nếu bạn đăng ký trực tuyến thì không có vấn đề gì ngay cả khi việc này không được thực hiện cùng lúc với việc đăng ký, nhưng vui lòng thực hiện thủ tục thông báo sau.

Khi thay đổi HANKO

Trường hợp thứ hai là khi thay đổi HANKO đã đăng ký. Cụ thể, trường hợp này xảy ra khi người đại diện của công ty từ chức và người đại diện mới nhậm chức, khi con dấu đại diện của công ty ra thông báo bị mất, hoặc khi con dấu đại diện của công ty ra thông báo bị hư hỏng, v.v.. Trong cả hai trường hợp, bạn sẽ phải thực hiện thủ tục niêm phong lại. Chuẩn bị giấy chứng HANKO cho con dấu đã đăng ký của công ty mới, con dấu cá nhân của người đại diện và con dấu đã đăng ký của cá nhân và thực hiện thủ tục thay đổi con dấu tại Cục Pháp chế có thẩm quyền đối với địa chỉ công ty. Mẫu đăng ký HANKO và mẫu thông báo thay đổi con dấu là cùng một loại giấy tờ nên bạn có thể thay đổi con dấu bằng các thủ tục tương tự như khi thành lập công ty.

Khi chuyển trụ sở chính

Trường hợp thứ ba là khi bạn chuyển trụ sở. Nói đúng ra, các thủ tục là bắt buộc khi bạn rời khỏi khu vực tài phán của Văn phòng Pháp lý có thẩm quyền đối với địa chỉ trước đây của bạn. Bạn sẽ cần phải hoàn thành thủ tục thông báo HANKO mới tại Văn phòng Pháp lý, nơi có thẩm quyền đối với địa chỉ mà trụ sở chính của bạn sẽ được chuyển đến. Tuy nhiên, khi nộp tờ khai tại địa điểm mới thì không cần có con dấu cá nhân hoặc giấy chứng nhận HANKO của người đại diện. Vì không có thay đổi nào về thông tin đã đăng ký nên thủ tục có thể được hoàn thành chỉ bằng cách đóng dấu của người đại diện và con dấu cá nhân trên mẫu thông báo. Mặc dù vậy, nếu thay đổi người đại diện và đồng thời chuyển trụ sở chính thì thông tin đăng ký của người đại diện cũng thay đổi nên phải có con dấu cá nhân và giấy chứng nhận HANKO của người đại diện mới.

Khi giải thể công ty

Trường hợp thứ tư là khi giải thể một công ty. Lý do là khi một công ty bị giải thể, người thanh lý đóng vai trò là người đại diện cho công ty. Thông thường, con dấu đại diện đã dùng để thông báo sẽ được chuyển sang cơ quan thanh lý và mẫu HANKO được nộp cùng lúc với việc đăng ký giải thể.

Cách viết mẫu HANKO

Tôi sẽ giải thích cách viết mẫu thông báo HANKO. Bạn cũng có thể xem mẫu thông báo HANKOtại đây .

Trường tem phía trên bên trái

Phía trên bên trái của mẫu thông báo có ô để điền, xung quanh có khung lớn, nơi đóng dấu của người đại diện tổng công ty thực hiện thông báo. Dấu ấn con dấu của bạn sẽ được đăng ký nguyên trạng, vì vậy hãy nhớ dán con dấu của bạn một cách cẩn thận để nó để lại dấu ấn rõ ràng. Nhân tiện, kích thước của con dấu đại diện có thể đăng ký phải lớn hơn 1 cm và nhỏ hơn 3 cm mỗi bên. Khi yêu cầu chuyên gia tạo con dấu đại diện, hãy cẩn thận để không đi chệch khỏi kích thước quy định.

Người nộp HANKO

Phía trên bên phải mẫu thông báo là ô nhập thông tin công ty và thông tin người đại diện. Điền Shop Name và địa chỉ văn phòng công ty, chọn vị trí người đại diện phù hợp và điền thông tin của người đại diện. Khi thành lập công ty mới, mã số công ty không được cấp nên bạn có thể để trống. Ngoài ra, khi công ty mới thành lập sẽ không có thẻ HANKO nên đánh dấu vào ô “Thẻ HANKO sẽ không được kế thừa”. Nếu bạn muốn kế thừa HANKO do chuyển trụ sở chính v.v., vui lòng nhập số thẻ HANKO và thông tin của người tiền nhiệm.

Thông tin người thông báo và cột dấu ở phía dưới bên phải

Cuối cùng điền thông tin người thông báo và đóng dấu cá nhân của người thông báo vào cột con dấu phía dưới bên phải. Kiểm tra "Người nộp đơn HANKO" trong cột Người thông báo.

Khi người đại diện đưa ra thông báo

Nếu người ủy quyền đóng vai trò là người gửi, hãy chọn hộp ``proxy'' trong cột của người gửi, điền thông tin cá nhân của người được ủy quyền và đóng dấu của người được ủy quyền. Vui lòng điền thông tin về người được ủy quyền vào cột "Giấy ủy quyền" ở cuối biểu mẫu. Lưu ý con dấu của người ủy quyền phải được dán vào cột con dấu của người ủy quyền.

Trường hợp công ty có con dấu công ty đại diện

Trường hợp tập đoàn như công ty trách nhiệm hữu hạn làm đại diện cho công ty thì ghi địa chỉ, Shop Name , tên của tập đoàn đại diện vào cột tên của người nộp HANKO . Điền địa chỉ, chức danh, tên công ty đại diện vào địa chỉ người thông báo và đóng dấu của người đại diện công ty đại diện.

Giấy chứng nhận HANKO có thể được sử dụng

Để đăng ký công ty, cần phải nộp giấy chứng nhận HANKO cho tất cả các giám đốc, nhưng nếu bạn đính kèm chúng vào mẫu thông báo HANKO thì các tài liệu cần nộp sẽ bị trùng lặp. Bằng cách đánh dấu vào ô “…Sử dụng thông tin đính kèm trong đơn đăng ký” ghi bên lề tờ khai thông báo, có thể nộp một lần giấy chứng nhận HANKO cá nhân của mỗi giám đốc.

Đơn đăng ký HANKO trực tuyến

Bạn cũng có thể đăng ký mẫu HANKO trực tuyến.

Ưu điểm của ứng dụng trực tuyến

Ưu điểm của việc nộp hồ sơ thông báo trực tuyến là bạn có thể hoàn tất thủ tục mà không cần đến Phòng Pháp chế. Theo luật trước đây, thủ tục được thực hiện bằng cách đến trực tiếp Văn phòng Pháp luật hoặc qua đường bưu điện, nhưng Văn phòng Pháp luật có thời gian làm việc hạn chế và việc gửi qua đường bưu điện có thể mất thời gian nếu hồ sơ chưa đầy đủ. Do ảnh hưởng của virus Corona, người dân có xu hướng tránh các thủ tục gặp mặt trực tiếp nên nhu cầu nộp hồ sơ trực tuyến không cần đến gặp trực tiếp và tốn thời gian ngày càng tăng.

Cách đăng ký trực tuyến

Việc đăng ký trực tuyến mẫu đăng ký HANKO có thể được thực hiện theo ba bước sau.

• Tạo mẫu thông báo HANKO: Tải và in mẫu thông báo HANKO từ website Bộ Tư pháp.
• Cấp chứng thư điện tử: chuyển đổi mẫu thông báo có đóng dấu của người đại diện tổng công ty thành file PDF và nhận chứng thư điện tử.
• Đăng ký trực tuyến: Đăng ký bằng cách đính kèm mẫu thông báo cùng với các tài liệu đăng ký từ "Mạng đăng ký".

Những điểm cần lưu ý khi nộp hồ sơ trực tuyến

Cuối cùng, hãy nhớ kiểm tra những điểm cần lưu ý khi đăng ký trực tuyến.

Thực hiện cùng với đăng ký

Việc nộp hồ sơ đăng ký HANKO trực tuyến dựa trên giả định hồ sơ đã được nộp hồ sơ đăng ký trực tuyến. Xin lưu ý rằng cần phải nộp đơn đăng ký HANKO cùng lúc với việc đăng ký trực tuyến hoặc cùng lúc với việc đăng ký trực tuyến được hoàn thành.

Cần chuẩn bị trước khi nộp hồ sơ

Để đăng ký trực tuyến, bạn sẽ cần phải đăng ký trên hệ thống và lấy chứng chỉ điện tử. Nếu bạn không giỏi làm việc trực tuyến, bạn có thể thấy rắc rối. Mạng lưới đăng ký có bộ phận hỗ trợ, vì vậy vui lòng kiểm tra với họ qua điện thoại hoặc email khi bạn tiếp tục quá trình.

bản tóm tắt

Chúng tôi đã giải thích mẫu đăng ký HANKO cần thiết cho việc thành lập công ty. Có một số trường hợp không cần thông báo do bắt đầu nộp đơn trực tuyến, nhưng cũng có nhiều giao dịch yêu cầu chứng nhận HANKO nên không thể tránh khỏi việc thông báo. Vui lòng sử dụng bài viết này làm tài liệu tham khảo để tiến hành thủ tục thông báo HANKO.